Lors de ma pratique, j’ai pu constater que certaines questions pratico-pratiques tout à fait légitimes reviennent souvent. Je vous fais donc un article question/réponse. J’espère que celui-ci comblera votre curiosité. À cet effet, précisons que les questions ici seront toujours en regard a des actes dits : notariés, sur support papier.

Qu’est-ce que l’acte notarié ? Il y a essentiellement deux types d’acte dit notarié. Le premier est l’acte notarié en brevet et le deuxième l’acte notarié en minute. Les deux actes doivent être signés par les parties en présence du notaire. Les deux documents sont des documents originaux. La distinction entre les deux consiste surtout au fait que l’acte en minute est signé en une seule copie, il est consigné dans le répertoire officiel du notaire en ordre de date de signature et il est conservé à perpétuité dans ses voutes à l’épreuve du feu. L’acte en brevet pour sa part pourra être signé en plusieurs copies originales et chacune d’elle est aussi valable, elles ne seront pas consignées au répertoire et pourront être remises aux parties. L’acte en brevet peut avoir plusieurs avantages et ce type d’acte pourra faire l’objet d’un autre article.

Doit-on signer l’acte en plusieurs copies ? La réponse à cette question assez fréquente est donc : Cela dépend du type d’acte.

Doit-on parapher toutes les pages ? Non. La signature à la fin de l’acte est suffisante.

Puis-je conserver l’original ? Cela dépend encore ici du type d’acte signé avec votre notaire.

Le notaire qui a reçu l’acte est décédé, où puis-je trouver une copie ? Si l’acte a été reçu en minute, le notaire (ou sa succession) a l’obligation de remettre tous les actes en minute à un autre notaire ou à un détenteur autorisé par la Chambre des notaires. Vous pouvez donc contacter la Chambre des notaires, elle vous renseignera sur le lieu de conservation de vos documents. .

Pourquoi l’acte est-il imprimé aussi bizarrement (recto-verso-tête-bêche) ? Certaines règlementations l’exigent afin de faciliter la lecture. Par exemple, à une certaine époque, dans les bureaux de la publicité des droits, (avant l’ère de la numérisation) tous les documents reçus étaient classés dans des « cartables » avec des pinces métalliques en haut du document. D’ailleurs, nous fonctionnons encore de cette manière à notre étude. Comme les documents sont empilés les uns sur les autres, nous n’avons pas besoin de les retirer de l’attache pour les lire… il suffit de lever les feuilles vers le haut.

Où sont conservé les originaux ? Dans une chambre-forte ou un coffre-fort offrant la garantie d’une résistance au feu de 927 °C pour une période d’au moins 1 heure. Malgré tout, ceci n’a pas été suffisant pour préserver les actes lors de la tragédie du Lac-Mégantic. C’est pourquoi à notre étude, nous conservons toujours une copie numérisée de nos actes en minute.